簡報太死板！想別人認真聽你的，專家表示：除了「劃重點」還要「加這味」

發表於 2023-10-05 05:00 作者： 區塊鏈情報速遞pro

好不容易做完了分析，找出問題且設想了有利對策，此時，就剩下簡報報告的最後一哩路了。不過千萬得小心，這個時候若無法讓聽者接受你的結論和建議，那麼先前的努力可就全都白費了。用數字解決問題的專家柏木吉基在《老闆客戶都點頭的數據說服力》就提出了幾個關鍵，教職場工作者如何做出別人一看就認同的簡報。

許多人做了分析，獲得完整的結果之後，就會再次回顧分析結果，開始思考如何組織架構。

長時間專心埋頭在分析工作中，經過反覆嘗試和辛苦後總算得出結論時，那份疲勞感和成就感之大，相信任何體驗過的人都能感同身受吧？

不過，要是陷入以下的想法就危險了：「之後就依序列出自己摸索過的軌跡做為收尾吧。反正也得到了明確的結果，按照理論一路分析過來，想必也沒人會有怨言吧。」

其實這種案例非常多。我也非常了解身為分析者，花費莫大的精力和時間在分析本身上，最後得出分析結果時抵達終點的心情。不過，希望各位可以再次思考分析是為了什麼。

從技術上來說，就是會希望能在出示時，避免前面介紹過的陷阱。講白了，就是要仔細思考：「如何在出示時考量聽者的需求。」

接下來，則是將「原本想要傳達的訊息是什麼」化為言語，屢次自問並加以確認。照理說，在果斷決定「只需傳達這些」之後，自然就能鎖定出示的範圍。建議各位先以此為出發點，再在過程當中，從最低限度的內容添加真正有效的部分。

其他的資訊則要事先準備成補充說明或增添附件，以便必要時能夠用上，這樣就足夠了。

另外，假如還能達到以下幾點，傳達的效果就能更好。

展示簡報的方法五花八門，不能斷言哪個一定是最好。理想的作法是請各位全部拿來參考，再配合狀況或對象靈活運用。

○1標題重要，要易懂引注意

投影片的形式要盡量以簡單的方式呈現文字，內容要滿足以下的條件︰「只需讓對方看到這裡，就可以傳達自己想說的事情。」

尤其是投影片的標題格外重要。單純表示「這張投影片寫了什麼」的標題，與表示「這張投影片到底想要說什麼」的標題，我們可以透過洋介的案例來比較一下，如圖 5-5。

從圖5-5上方的投影片來說，聽者必須從這張投影片中自行找出內容想說什麼，或是等講者解釋。

反觀下方投影片的標題，則是這張投影片的「結論」。換句話說，就是以最醒目且最淺顯的方式，呈現想要傳達的訊息。這樣一來聽者就會馬上明白投影片想說什麼。

簡報的目的是「向對方傳遞訊息」。以達到目的的方法來說，這可說是很自然的途徑。

不過，許多人會把寫在圖表上的說明或名稱本身做為投影片的標題。請各位務必留心觀察眾多的簡報，簡報的好壞是清晰可見的。

○2圖表標示要精省，不冗長

接下來是圖表標題的典型範例。就和投影片一樣，應當傳遞的訊息並非「這張圖表是什麼」，而是「這張圖表到底想說什麼」。沒有優先寫出這件事，就沒有撰寫圖表標題的意義。因為看到內容本身就會知道是什麼圖表。標題也可以配合需求保留。但若沒寫出訊息，或是強調標題而不是訊息，就很難明確傳達想要說的話。

○3推導脈絡的結構圖，不可少

假如提出結論時過於省略根據，可信度和合理性當然會被打上問號。箇中分析的過程該出示到什麼程度，怎麼出示，能否取得平衡也是個問題。

請各位不要誤會，「標示根據」和「完整呈現分析資訊」不見得是同一回事。對於聽者了解和評估訊息來說，即使沒有出示所有資訊或資料，歷經什麼樣的思考過程也是極為重要的關鍵。因此，雖然要盡量想辦法避免繁瑣，但也要適時展現推導結論的過程沒有邏輯跳躍、成見及遺漏。這樣一來，你要傳達的訊息就會更加堅若磐石。

○4補充人性資料，更有說服力

基於數據的客觀主張雖然邏輯分明，卻也可能讓人覺得冰冷無情。儘管好壞依場合而定，但若能有邏輯的從數據導出結論，加上「現場的聲音」或其他人性化的質性資訊做為補充，傳達時就會大幅增進主張的說服力。哪怕內容乍看之下與數據分析的層次有別也一樣。

使用數據分析或提案並非單純的紙上談兵，只要能與現場的聲音整合再加以查驗，傳達給對方時就會具備以下的效果：

●來自數據的量化資訊與從別的管道取得的質性資訊整合之後，就能提升主張的合理性和可信度；

●將提案的結論付諸實行時，只要沒有與現場的認知衝突，也就可以化為保證和安全感，讓人毫不抗拒就接受，推行得更順暢。

與站在廣闊的視野分析數據相比，從某個狹義的重點蒐集的質性資訊，會成為觀點極其微觀的主張。假如只放在補充的位置上可能會發揮效用，但若處理不當（如何設置和呈現權重〔weight〕），宏觀和微觀的觀點或論證就會混淆，喪失自己主張的一貫性。

請各位在觀察對方的同時反覆實踐，逐步提升本領。

（本文出自《老闆客戶都點頭的數字說服力》作者：柏木吉基 譯者：李友君）

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